انواع صورتحساب الکترونیکی در سامانه مؤدیان؛ تفاوت نوع اول، دوم و سوم

اگر برای کسب‌وکار خود با سامانه مؤدیان و صدور فاکتور الکترونیکی سروکار دارید، احتمالاً این سؤال برایتان پیش آمده است: کدام نوع صورتحساب الکترونیکی را باید صادر کنم؟

صورتحساب‌های الکترونیکی در سامانه مؤدیان به سه نوع اصلی نوع اول، نوع دوم و نوع سوم تقسیم می‌شوند و هرکدام کاربرد، اطلاعات و آثار مالیاتی متفاوتی دارند. انتخاب نوع مناسب، به شرایط معامله، اطلاعات موردنیاز خریدار و نحوه ثبت یا پرداخت معامله بستگی دارد.

در این راهنما، ابتدا تفاوت سه نوع صورتحساب را در یک جدول می‌بینید و سپس کاربرد، اطلاعات، اعتبار مالیاتی، الگوها و مثال هر نوع را بررسی می‌کنیم تا بتوانید نوع صورتحساب مناسب معامله خود را سریع‌تر تشخیص دهید.

صورتحساب الکترونیکی در سامانه مؤدیان چیست؟

صورتحساب الکترونیکی، صورتحسابی است که اطلاعات معامله در قالب تعیین‌شده را به‌صورت الکترونیکی ثبت و به سامانه مؤدیان ارسال می‌کند. این صورتحساب دارای شماره منحصر به فرد مالیاتی است و بسته به نوع صورتحساب، اطلاعات متفاوتی از فروشنده، خریدار، کالا یا خدمت و پرداخت را در بر می‌گیرد.

در ساختار صورتحساب‌های الکترونیکی، سه نوع اصلی شامل صورتحساب الکترونیکی نوع اول، نوع دوم و نوع سوم تعریف شده است. تفاوت این سه نوع فقط در شکل صدور نیست؛ بلکه میزان اطلاعات خریدار، جزئیات معامله و آثار مالیاتی آن‌ها نیز با یکدیگر تفاوت دارد.

بنابراین، برای انتخاب صورتحساب مناسب نباید فقط به «حقیقی یا حقوقی بودن خریدار» یا «پرداخت با کارتخوان» توجه کرد؛ بلکه باید نوع معامله و الزامات مربوط به آن را نیز در نظر گرفت.

انواع صورتحساب الکترونیکی در سامانه مؤدیان

به‌طور کلی، سه نوع صورتحساب الکترونیکی در سامانه مؤدیان وجود دارد:

• صورتحساب الکترونیکی نوع اول
• صورتحساب الکترونیکی نوع دوم
• صورتحساب الکترونیکی نوع سوم

مهم‌ترین تفاوت آن‌ها را می‌توان در جدول زیر مشاهده کرد:

نکته: این جدول یک مقایسه کاربردی است. جزئیات اقلام اطلاعاتی و شرایط صدور هر صورتحساب باید بر اساس الگو و مقررات مربوط به همان معامله بررسی شود.

صورتحساب الکترونیکی نوع اول چیست؟

صورتحساب الکترونیکی نوع اول کامل‌ترین ساختار اطلاعاتی را در میان انواع اصلی صورتحساب دارد و زمانی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند که اطلاعات خریدار و جزئیات معامله باید به‌صورت کامل ثبت شود.

در این نوع صورتحساب، اطلاعات هویتی و اقتصادی فروشنده و خریدار، مشخصات کالا یا خدمت و سایر اطلاعات موردنیاز معامله، مطابق الگوی مربوط ثبت می‌شود.

چه زمانی صورتحساب نوع اول صادر می‌شود؟

اگر در یک معامله، ثبت اطلاعات خریدار، مشخصات کالا یا خدمت و جزئیات معامله اهمیت داشته باشد، نوع اول می‌تواند صورتحساب متناسب با معامله باشد.

مثال: فرض کنید شرکت «الف» ۲۰ دستگاه پرینتر را به شرکت «ب» می‌فروشد. در این معامله، اطلاعات کامل خریدار، مشخصات کالا، تعداد، مبلغ و سایر اطلاعات موردنیاز برای ثبت معامله باید در صورتحساب درج شود؛ بنابراین، با توجه به شرایط معامله، صورتحساب الکترونیکی نوع اول صادر می‌شود.

در صورتحساب نوع اول چه اطلاعاتی ثبت می‌شود؟

بسته به الگوی انتخاب‌شده، اقلام اطلاعاتی می‌تواند متفاوت باشد؛ اما به‌طور کلی اطلاعاتی مانند موارد زیر در ساختار صورتحساب نوع اول وجود دارد:

• مشخصات فروشنده
• مشخصات خریدار
• نوع خریدار
• تاریخ و زمان صدور
• شناسه کالا یا خدمت
• شرح کالا یا خدمت
• مقدار یا تعداد
• واحد شمارش
• مبلغ واحد
• مبلغ کل
• تخفیف
• مالیات و عوارض ارزش‌افزوده، حسب مورد
• اطلاعات مربوط به پرداخت و تسویه، حسب مورد

بنابراین، نوع اول برای معاملاتی مناسب‌تر است که جزئیات معامله و اطلاعات طرفین اهمیت بیشتری دارد.

آیا صورتحساب نوع اول اعتبار مالیاتی دارد؟

در صورت رعایت الزامات قانونی و پذیرش صورتحساب، مالیات و عوارض ارزش‌افزوده پرداختی می‌تواند برای خریدار واجد شرایط به‌عنوان اعتبار مالیاتی مورد استفاده قرار گیرد.

به همین دلیل، اگر خریدار یک فعال اقتصادی باشد و اعتبار مالیاتی خرید برای او اهمیت داشته باشد، نوع صورتحساب باید با این نیاز و شرایط معامله سازگار باشد.

الگوهای صورتحساب نوع اول

نوع اول تنها یک قالب ثابت ندارد و بر اساس نوع فعالیت و ماهیت معامله، الگوهای مختلفی برای آن در نظر گرفته شده است.

از جمله الگوهای شناخته‌شده می‌توان به موارد مرتبط با:

• فروش کالا و خدمات
• فروش ارز
• طلا، جواهر و پلاتین
• قراردادهای پیمانکاری
• قبوض خدماتی
• بلیط هواپیما
• صادرات

اشاره کرد. بنابراین، هنگام صدور صورتحساب فقط انتخاب نوع صورتحساب مهم نیست؛ بلکه باید الگوی مناسب معامله نیز انتخاب شود.

صورتحساب الکترونیکی نوع دوم چیست؟

صورتحساب الکترونیکی نوع دوم نسبت به نوع اول اطلاعات کمتری درباره خریدار دارد. در این نوع صورتحساب، اطلاعات فروشنده و اطلاعات مربوط به کالا یا خدمت معامله‌شده ثبت می‌شود، اما اطلاعات هویتی خریدار در ساختار اصلی صورتحساب درج نمی‌شود.

به همین دلیل، نوع دوم زمانی کاربرد دارد که نیازی به ثبت مشخصات کامل خریدار نباشد.

چه زمانی صورتحساب نوع دوم صادر می‌شود؟

یکی از کاربردهای رایج نوع دوم، فروش کالا یا خدمات به مصرف‌کننده نهایی است؛ یعنی زمانی که خریدار برای معامله به ثبت اطلاعات هویتی کامل در صورتحساب نیاز ندارد.

مثال: یک فروشگاه پوشاک، یک کت به مبلغ ۸ میلیون تومان به یک مصرف‌کننده نهایی می‌فروشد. در این معامله، خریدار پرونده مالیاتی ندارد و اطلاعات هویتی او برای صدور صورتحساب موردنیاز نیست؛ بنابراین فروشنده اطلاعات مربوط به کالا، مبلغ و سایر مشخصات لازم را ثبت می‌کند و در صورت انطباق معامله با شرایط مربوط، صورتحساب الکترونیکی نوع دوم صادر می‌شود.

نکته: البته نباید نوع دوم را صرفاً با عبارت «فروش به شخص حقیقی» یکسان دانست؛ شرایط معامله و الزامات قانونی تعیین‌کننده نوع صورتحساب هستند.

در صورتحساب نوع دوم چه اطلاعاتی ثبت می‌شود؟

با توجه به الگوی مورد استفاده، اطلاعات صورتحساب می‌تواند متفاوت باشد، اما معمولاً شامل مواردی مانند:

• مشخصات فروشنده
• تاریخ و زمان صدور
• شناسه کالا یا خدمت
• شرح کالا یا خدمت
• مقدار یا تعداد
• مبلغ واحد
• مبلغ کل
• تخفیف
• مالیات و عوارض مربوط، حسب مورد
• اطلاعات مربوط به پرداخت یا تسویه

آیا صورتحساب نوع دوم اعتبار مالیاتی دارد؟

خیر. صورتحساب الکترونیکی نوع دوم برای خریدار اعتبار مالیاتی ارزش‌افزوده ایجاد نمی‌کند.

بنابراین، اگر خریدار یک فعال اقتصادی باشد و بخواهد مالیات ارزش‌افزوده پرداخت‌شده را به‌عنوان اعتبار مالیاتی استفاده کند، نوع دوم مناسب نیست و باید صورتحساب نوع اول برای او صادر شود.

الگوهای صورتحساب نوع دوم

برای نوع دوم نیز الگوهای مشخصی وجود دارد که متناسب با نوع معامله مورد استفاده قرار می‌گیرند.

از جمله الگوهای آن می‌توان به:

• الگوی فروش
• الگوی مربوط به طلا، جواهر و پلاتین

اشاره کرد.

صورتحساب الکترونیکی نوع سوم چیست؟

صورتحساب الکترونیکی نوع سوم همان رسید یا گزارش الکترونیکی پرداخت صادرشده از دستگاه کارتخوان بانکی یا درگاه پرداخت الکترونیکی است که طبق مقررات سازمان امور مالیاتی به‌عنوان پایانه فروشگاهی فروشنده پذیرفته می‌شود.

در این نوع صورتحساب، تمرکز اصلی روی تراکنش پرداخت است و اطلاعات کامل خریدار و جزئیات کامل کالا یا خدمت مانند صورتحساب نوع اول در آن وجود ندارد.

چه زمانی صورتحساب نوع سوم صادر می‌شود؟

نوع سوم در شرایطی مطرح است که پرداخت معامله از طریق پایانه فروشگاهی یا درگاه پرداخت الکترونیکی موردپذیرش انجام شود و رسید یا گزارش الکترونیکی پرداخت، طبق مقررات در حکم صورتحساب الکترونیکی قرار گیرد.

مثال: فرض کنید مشتری از یک فروشگاه، یک جفت کفش به مبلغ ۳ میلیون تومان خریداری می‌کند و هزینه آن را از طریق کارتخوان فروشگاه پرداخت می‌کند. در این حالت، اطلاعات پرداخت از طریق پایانه فروشگاهی ثبت می‌شود و رسید یا اطلاعات الکترونیکی پرداخت، در صورت انطباق با مقررات، در حکم صورتحساب الکترونیکی قرار می‌گیرد؛ بنابراین، صورتحساب الکترونیکی نوع سوم محسوب می‌شود.

در صورتحساب نوع سوم چه اطلاعاتی وجود دارد؟

اطلاعات این نوع صورتحساب بیشتر به تراکنش پرداخت مربوط است و می‌تواند شامل مواردی مانند:

• مبلغ پرداخت
• مشخصات پذیرنده
• اطلاعات پایانه یا درگاه
• شماره پیگیری تراکنش
• تاریخ و زمان پرداخت
• سایر اطلاعات موردنیاز تراکنش

بنابراین، نوع سوم را نباید با صورتحسابی که تمام جزئیات خریدار و کالا یا خدمت را در خود دارد یکسان دانست.

آیا صورتحساب نوع سوم اعتبار مالیاتی دارد؟

خیر. صورتحساب نوع سوم برای خریدار اعتبار مالیاتی ارزش‌افزوده ایجاد نمی‌کند.

بنابراین، اگر خریدار برای ثبت خرید خود و استفاده از اعتبار مالیاتی به صورتحساب دارای اطلاعات کامل نیاز داشته باشد، صرف داشتن رسید پرداخت نوع سوم کافی نیست و باید نوع صورتحساب متناسب با شرایط معامله صادر شود.

تفاوت صورتحساب نوع اول، دوم و سوم چیست؟

اگر بخواهیم تفاوت سه نوع صورتحساب را خیلی ساده بیان کنیم:

• نوع اول: اطلاعات کامل‌تر معامله و خریدار
• نوع دوم: اطلاعات فروشنده و معامله، بدون اطلاعات هویتی خریدار در ساختار اصلی
• نوع سوم: رسید یا گزارش پرداخت پایانه فروشگاهی یا درگاه، طبق مقررات

تفاوت صورتحساب نوع اول و دوم چیست؟

مهم‌ترین تفاوت این دو نوع صورتحساب، اطلاعات خریدار و آثار مالیاتی آن‌ها است.

بنابراین، اگر خریدار برای ثبت خرید و استفاده از اعتبار مالیاتی به اطلاعات کامل معامله نیاز دارد، نوع اول اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

تفاوت صورتحساب نوع دوم و سوم چیست؟

هر دو نوع صورتحساب در شرایطی استفاده می‌شوند که اطلاعات کامل خریدار در صورتحساب ثبت نمی‌شود؛ اما ماهیت و روش صدور آن‌ها متفاوت است.

در نوع دوم، اطلاعات فروشنده و کالا یا خدمت در قالب صورتحساب الکترونیکی ثبت می‌شود.

در نوع سوم، موضوع اصلی تراکنش پرداخت است و رسید یا گزارش الکترونیکی پرداخت کارتخوان یا درگاه، طبق مقررات، در حکم صورتحساب قرار می‌گیرد.

بنابراین:

• نوع دوم بیشتر به فروش و اطلاعات معامله مربوط است.
• نوع سوم بیشتر به پرداخت و تراکنش فروش مربوط است.

کدام نوع صورتحساب الکترونیکی را باید صادر کنیم؟

برای انتخاب نوع صورتحساب، این سه سؤال را از خودتان بپرسید:

    1.آیا اطلاعات کامل خریدار باید در صورتحساب ثبت شود؟

اگر بله، در شرایط متناسب با معامله، نوع اول مطرح است.

    2.آیا اطلاعات هویتی خریدار در صورتحساب موردنیاز نیست؟

اگر بله، در صورت انطباق با شرایط قانونی، نوع دوم می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد.

    3.آیا رسید پرداخت کارتخوان یا درگاه طبق مقررات در حکم صورتحساب الکترونیکی است؟

اگر بله، با نوع سوم مواجه هستید.

نکته مهم: نوع صورتحساب را فقط بر اساس «روش پرداخت»، «حقیقی یا حقوقی بودن خریدار» یا «مصرف‌کننده نهایی بودن» انتخاب نکنید. ابتدا شرایط معامله و الزامات مربوط به آن را بررسی کنید.

اشتباهات رایج در انتخاب نوع صورتحساب

تفاوت میان انواع صورتحساب الکترونیکی باعث شده برخی برداشت‌های نادرست درباره زمان و نحوه صدور آن‌ها شکل بگیرد. در ادامه، چند تصور رایج را بررسی می‌کنیم تا انتخاب نوع صورتحساب با اطمینان بیشتری انجام شود:

«اگر خریدار شخص حقیقی باشد، حتماً باید صورتحساب نوع دوم صادر شود.»

خیر. حقیقی یا حقوقی بودن خریدار به‌تنهایی تعیین‌کننده نوع صورتحساب نیست. نوع صورتحساب باید با توجه به شرایط معامله، اطلاعات موردنیاز خریدار و الزامات قانونی مربوط به آن انتخاب شود.

«اگر مشتری با کارتخوان پرداخت کند، صورتحساب همیشه نوع سوم است.»

خیر. صرف پرداخت از طریق کارتخوان به این معنا نیست که هر معامله‌ای باید به‌عنوان صورتحساب نوع سوم ثبت شود. باید بررسی شود که رسید یا اطلاعات پرداخت در آن شرایط، مطابق مقررات، در حکم صورتحساب نوع سوم قرار می‌گیرد یا خیر.

«صورتحساب نوع دوم برای خریدار اعتبار مالیاتی ایجاد می‌کند.»

خیر. صورتحساب الکترونیکی نوع دوم، برای خریدار اعتبار مالیاتی ارزش افزوده ایجاد نمی‌کند. بنابراین، نوع دوم را نباید صرفاً به دلیل ساده‌تر بودن فرایند صدور، جایگزین صورتحسابی دانست که امکان استفاده از اعتبار مالیاتی را برای خریدار فراهم می‌کند.

«صورتحساب نوع اول فقط برای شرکت‌ها صادر می‌شود.»

این تصور نیز دقیق نیست. نوع اول بودن صورتحساب به شرکت بودن فروشنده یا خریدار محدود نمی‌شود. در تعیین این نوع صورتحساب، ثبت اطلاعات کامل خریدار و الزامات مربوط به معامله اهمیت دارد؛ بنابراین باید شرایط واقعی معامله و الزامات صدور صورتحساب بررسی شود.

سوالات متداول درباره انواع صورتحساب الکترونیکی

۱. صورتحساب الکترونیکی چند نوع است؟

صورتحساب‌های الکترونیکی در سامانه مؤدیان به سه نوع اصلی نوع اول، نوع دوم و نوع سوم تقسیم می‌شوند.

۲. تفاوت صورتحساب نوع اول و دوم چیست؟

مهم‌ترین تفاوت، میزان اطلاعات خریدار و آثار مالیاتی آن‌هاست. در نوع اول اطلاعات خریدار ثبت می‌شود و در صورت رعایت شرایط قانونی، امکان استفاده از اعتبار مالیاتی برای خریدار واجد شرایط وجود دارد؛ اما نوع دوم اطلاعات هویتی خریدار را در ساختار اصلی ندارد و برای خریدار اعتبار مالیاتی ایجاد نمی‌کند.

۳. صورتحساب نوع دوم اعتبار مالیاتی دارد؟

خیر. صورتحساب نوع دوم برای خریدار اعتبار مالیاتی ارزش‌افزوده ایجاد نمی‌کند.

۴. صورتحساب نوع سوم چیست؟

نوع سوم، رسید یا گزارش الکترونیکی پرداخت صادرشده از کارتخوان بانکی یا درگاه پرداخت الکترونیکی موردپذیرش است که طبق مقررات می‌تواند در حکم صورتحساب الکترونیکی قرار گیرد.

۵. آیا رسید کارتخوان صورتحساب الکترونیکی محسوب می‌شود؟

در شرایطی که پایانه فروشگاهی یا درگاه پرداخت طبق مقررات موردپذیرش باشد، رسید یا گزارش الکترونیکی پرداخت می‌تواند به‌عنوان صورتحساب الکترونیکی نوع سوم تلقی شود.

۶. برای فروش به شرکت، صورتحساب نوع چند باید صادر شود؟

اگر معامله به ثبت اطلاعات کامل خریدار و استفاده از آثار مالیاتی صورتحساب نیاز داشته باشد، نوع اول متناسب با شرایط معامله خواهد بود.

۷. آیا نوع اول و دوم الگوهای متفاوتی دارند؟

بله. برای انواع مختلف معاملات و فعالیت‌ها، الگوهای مشخصی تعریف شده است؛ بنابراین علاوه بر انتخاب نوع صورتحساب، باید الگوی متناسب با معامله نیز انتخاب شود.

جمع‌بندی؛ کدام نوع صورتحساب برای شما مناسب است؟

شناخت تفاوت صورتحساب‌های الکترونیکی نوع اول، دوم و سوم زمانی اهمیت پیدا می‌کند که بخواهیم متناسب با شرایط هر معامله، صورتحساب درست را انتخاب کنیم. همان‌طور که در این مقاله بررسی کردیم، تفاوت این صورتحساب‌ها فقط در شکل صدور نیست؛ بلکه به اطلاعاتی که از معامله ثبت می‌شود و نحوه استفاده از آن در فرآیندهای مالی و مالیاتی نیز مربوط است.

بنابراین، پاسخ به این سؤال که «کدام نوع صورتحساب را صادر کنیم؟» برای همه معاملات یکسان نیست. قبل از صدور صورتحساب باید شرایط معامله، اطلاعات موردنیاز و الزامات مربوط به آن را در نظر گرفت و سپس نوع و الگوی مناسب صورتحساب را انتخاب کرد.

در نهایت، انتخاب آگاهانه صورتحساب باعث می‌شود اطلاعات معامله از ابتدا در قالب مناسب ثبت شود و احتمال بروز مغایرت یا مشکل در مراحل بعدی کاهش پیدا کند. به همین دلیل، آشنایی با تفاوت انواع صورتحساب الکترونیکی یکی از گام‌های مهم برای صدور صحیح صورتحساب در سامانه مؤدیان است.