الگوی قرارداد پیمانکاری در سامانه مؤدیان؛ راهنمای ثبت قرارداد و صدور صورتحساب
فهرست مطالب
قراردادهای پیمانکاری معمولاً با یک فاکتور ساده فروش قابل مدیریت نیستند. در این قراردادها، مبلغ خدمات ممکن است در چند مرحله، بر اساس صورت‌وضعیت‌های تأییدشده یا میزان پیشرفت کار پرداخت شود. به همین دلیل، سازمان امور مالیاتی برای ثبت این نوع معاملات، الگوی اختصاصی قرارداد پیمانکاری را در سامانه مؤدیان در نظر گرفته است.
اگر پیمانکار یک پروژه ساختمانی، تأسیساتی، عمرانی یا خدماتی هستید، برای ثبت صورتحساب مربوط به قرارداد خود باید از الگوی مخصوص پیمانکاری استفاده کنید.
در این مقاله با کاربرد الگوی قرارداد پیمانکاری، پیش‌نیازهای صدور صورتحساب، مراحل ثبت فاکتور در سامانه TaxPanel و نکاتی که از بروز خطا جلوگیری می‌کنند آشنا می‌شوید.
الگوی قرارداد پیمانکاری در سامانه مؤدیان چیست؟
الگوی قرارداد پیمانکاری یکی از الگوهای اختصاصی صورتحساب الکترونیکی نوع اول است که برای ثبت معاملات ناشی از قراردادهای پیمانکاری استفاده می‌شود. در این الگو، پیمانکار به‌عنوان فروشنده و کارفرما به‌عنوان خریدار شناخته می‌شوند و صورتحساب صادرشده باید به قرارداد ثبت‌شده در سامانه مؤدیان مرتبط باشد.
برای مثال، فرض کنید یک شرکت پیمانکاری با یک کارخانه برای اجرای سیستم برق صنعتی، قراردادی به مبلغ ۲ میلیارد تومان منعقد کرده است. از آنجا که پرداخت مبلغ قرارداد در چند مرحله و پس از تأیید صورت‌وضعیت‌های پروژه انجام می‌شود، پیمانکار هنگام صدور صورتحساب باید علاوه بر ثبت اطلاعات خریدار و جزئیات خدمات، شناسه یکتای قرارداد ثبت‌شده در سامانه مؤدیان را نیز در فیلد مربوطه درج کند. به این ترتیب، صورتحساب صادرشده به قرارداد مربوط متصل می‌شود.
نکته: الگوی قرارداد پیمانکاری صرفاً برای صدور صورتحساب الکترونیکی نوع اول قابل استفاده است و امکان صدور صورتحساب نوع دوم با این الگو وجود ندارد.
پیش‌نیازهای صدور صورتحساب با الگوی قرارداد پیمانکاری
قبل از ایجاد صورتحساب، بهتر است چند مورد را بررسی کنید. آماده نبودن هرکدام از این اطلاعات می‌تواند باعث ناقص ماندن فرآیند یا رد صورتحساب در مرحله اعتبارسنجی شود.
۱. ثبت قرارداد در کارپوشه سامانه مؤدیان
ابتدا باید قرارداد پیمانکاری در بخش قراردادهای کارپوشه سامانه مؤدیان ثبت شود. پس از انجام فرآیند ثبت، شناسه یکتای قرارداد در اختیار طرفین قرار می‌گیرد.
شناسه‌ای که در صورتحساب درج می‌کنید باید همان شناسه یکتای ثبت‌شده در سامانه باشد؛ شماره داخلی قرارداد یا شماره‌ای که شرکت به‌صورت دستی به آن اختصاص داده است، جایگزین این شناسه نمی‌شود.
۲. بررسی اطلاعات کارفرما
اطلاعات هویتی کارفرما باید با اطلاعات ثبت‌شده در قرارداد مطابقت داشته باشد. پیش از صدور صورتحساب، شناسه ملی یا اطلاعات اقتصادی خریدار را بررسی کنید تا مغایرتی میان قرارداد و فاکتور وجود نداشته باشد.
۳. آماده‌سازی شناسه کالا یا خدمت
برای ثبت ردیف خدمات، باید شناسه معتبر کالا یا خدمت متناسب با فعالیت پیمانکاری در اختیار داشته باشید. شرح خدمت نیز باید با موضوع واقعی قرارداد و خدمات ارائه‌شده هماهنگ باشد.
۴. مشخص بودن اطلاعات مالی و پرداخت
مبلغ خدمات، مقدار یا تعداد، واحد اندازه‌گیری و وضعیت پرداخت باید مشخص باشد. اگر پرداخت به‌صورت ترکیبی انجام می‌شود، مبلغ نقدی و نسیه را نیز از قبل تعیین کنید.
نحوه ثبت قرارداد پیمانکاری در کارپوشه سامانه مؤدیان
قبل از صدور صورتحساب الکترونیکی با الگوی قرارداد پیمانکاری، لازم است قرارداد موردنظر در کارپوشه سامانه مؤدیان ثبت شود. برای این کار، ابتدا به سامانه مؤدیان مراجعه کنید و پس از ورود به حساب کاربری، پرونده مالیاتی موردنظر را انتخاب کنید.
سپس از منوی «قراردادها»، وارد بخش «پیمانکاری» شوید و گزینه «ثبت قرارداد جدید» را انتخاب کنید. برای تکمیل فرآیند ثبت قرارداد، مراحل زیر را دنبال کنید:
مرحله اول: تعیین نقش در قرارداد
در صفحه اول، باید نقش خود را در قرارداد مشخص کنید. در این قسمت دو گزینه «پیمانکار» و «کارفرما» وجود دارد. متناسب با جایگاه خود در قرارداد، یکی از این گزینه‌ها را انتخاب کرده و به مرحله بعد بروید.
مرحله دوم: ثبت اطلاعات هویتی طرف قرارداد
در این مرحله، شماره اقتصادی طرف مقابل قرارداد را وارد کنید. پس از نمایش اطلاعات طرف مقابل، مشخصات را بررسی کنید و در صورت صحت اطلاعات، گزینه «ادامه با این پرونده را تأیید می‌کنم» را فعال کنید.
مرحله سوم: تعیین نوع و تاریخ قرارداد
در صفحه بعد، نوع قرارداد را مشخص کنید:
- اگر قرارداد مربوط به تأمین نیروی انسانی است، گزینه «قرارداد حجمی تأمین نیروی انسانی» را انتخاب کنید.
- برای سایر قراردادهای پیمانکاری، گزینه «سایر قراردادهای پیمانکاری» را انتخاب کنید.
سپس تاریخ انعقاد قرارداد را از طریق تقویم وارد کرده و روی گزینه «استعلام قراردادهای موجود در تاریخ واردشده» کلیک کنید. در صورتی که قرارداد قبلاً ثبت نشده باشد، می‌توانید به مرحله بعد بروید.
مرحله چهارم: وارد کردن اطلاعات قرارداد
در این بخش، اطلاعات اصلی قرارداد را وارد کنید. مهم‌ترین اطلاعات موردنیاز عبارت‌اند از:
- مبلغ کل قرارداد
- تاریخ شروع قرارداد
- سایر اطلاعات تکمیلی قرارداد (در صورت نیاز)
همچنین اگر بابت قرارداد پیش‌پرداخت یا علی‌الحساب دریافت کرده‌اید، گزینه «ثبت پیش‌پرداخت و علی‌الحساب» را انتخاب کنید و مبلغ و تاریخ مربوطه را وارد و ذخیره کنید.
مرحله پنجم: تأیید نهایی قرارداد
در صفحه آخر، خلاصه اطلاعات واردشده نمایش داده می‌شود. پس از بررسی و اطمینان از صحت اطلاعات، گزینه «تأیید نهایی» را انتخاب کنید تا فرآیند ثبت قرارداد تکمیل شود.
مرحله ششم: تأیید قرارداد توسط طرف مقابل
پس از ثبت نهایی، قرارداد در فهرست قراردادهای پیمانکاری نمایش داده می‌شود. طرف مقابل قرارداد نیز باید اطلاعات ثبت‌شده را در کارپوشه خود بررسی و تأیید کند. پس از تأیید قرارداد، پیمانکار می‌تواند از شماره قرارداد اختصاص‌یافته برای صدور صورتحساب الکترونیکی از طریق سامانه واسط استفاده کند.
نحوه صدور صورتحساب الکترونیکی با الگوی قرارداد پیمانکاری در TaxPanel
برای صدور صورتحساب پیمانکاری در سامانه TaxPanel، مراحل زیر را دنبال کنید.
مرحله اول: انتخاب الگوی قرارداد پیمانکاری
ابتدا وارد سامانه TaxPanel شوید و از منوی «ایجاد صورتحساب»، گزینه «قرارداد پیمانکاری» را انتخاب کنید.
در بخش اطلاعات صورتحساب، الگوی انتخاب‌شده، سریال و تاریخ صدور نمایش داده می‌شود.
- سریال صورتحساب: به‌صورت خودکار توسط سامانه تولید می‌شود و امکان ویرایش آن نیز وجود دارد.
- تاریخ و زمان صدور: می‌توانید با استفاده از تقویم، تاریخ و زمان موردنظر را انتخاب کنید.
توجه داشته باشید که تاریخ صدور صورتحساب باید با زمان واقعی صدور و شرایط معامله مطابقت داشته باشد.
مرحله دوم: ثبت اطلاعات خریدار یا کارفرما
در بخش اطلاعات خریدار، ابتدا نوع شخصیت کارفرما را مشخص کنید. در TaxPanel سه گزینه برای انتخاب وجود دارد:
- شخص حقوقی: برای شرکت‌ها و مؤسسات
- شخص حقیقی: برای افراد
- مشارکت مدنی: برای اشخاص حقیقی مشارکتی
سپس اطلاعات هویتی خریدار را مطابق نوع انتخاب‌شده وارد کنید.
| نوع خریدار | اطلاعات هویتی موردنیاز |
|---|---|
| حقوقی | شناسه ملی |
| حقیقی | کد ملی، شماره اقتصادی ۱۴ رقمی و کدپستی |
| مشارکت مدنی | کد اقتصادی ۱۱ رقمی |
در مورد مشارکت مدنی، کد اقتصادی ۱۱ رقمی در فیلد مربوط به کد ملی مشارکت مدنی استفاده می‌شود.
نکته مهم: در قرارداد پیمانکاری، اطلاعات خریدار در صورتحساب باید با مشخصات کارفرمای ثبت‌شده در قرارداد مطابقت داشته باشد. حتی اگر مبلغ و سایر اطلاعات درست باشند، مغایرت در مشخصات طرفین می‌تواند باعث بروز خطا شود.
مرحله سوم: تعیین روش پرداخت
در بخش اطلاعات پرداخت، باید نحوه پرداخت مبلغ صورتحساب را مشخص کنید. سه روش برای انتخاب وجود دارد:
- نقدی: کل مبلغ صورتحساب به‌صورت نقدی پرداخت شده است.
- نسیه: مبلغ صورتحساب به‌صورت اعتباری یا در زمان دیگری پرداخت می‌شود.
- ترکیبی (نقدی و نسیه): بخشی از مبلغ پرداخت شده و باقی‌مانده به‌صورت نسیه است.
در روش‌های نقدی و نسیه، نیازی نیست مبلغ کل صورتحساب را به‌صورت جداگانه وارد کنید. پس از ثبت مبلغ واحد در ردیف خدمت، سامانه مبلغ کل را محاسبه می‌کند.
در روش ترکیبی، کافی است مبلغ نقدی را وارد کنید تا مبلغ نسیه به‌صورت خودکار محاسبه شود.
مثال: فرض کنید مبلغ یک صورت‌وضعیت پیمانکاری ۵۰۰ میلیون تومان است و کارفرما ۲۰۰ میلیون تومان آن را پرداخت کرده است. در این حالت، روش پرداخت ترکیبی را انتخاب می‌کنید و مبلغ نقدی را ۲۰۰ میلیون تومان ثبت می‌کنید. سامانه مبلغ باقی‌مانده، یعنی ۳۰۰ میلیون تومان را به‌عنوان بخش نسیه محاسبه می‌کند.
مرحله چهارم: درج شناسه یکتای ثبت قرارداد فروشنده
این مرحله یکی از مهم‌ترین بخش‌های صدور صورتحساب پیمانکاری است.
با کلیک روی فلش رو به پایین در بخش اطلاعات خریدار، اطلاعات تکمیلی نمایش داده می‌شود. در این قسمت، فیلدی با عنوان «شناسه یکتای ثبت قرارداد فروشنده» وجود دارد که تکمیل آن الزامی است.
در این فیلد باید شناسه یکتای قراردادی را وارد کنید که پیش‌تر در کارپوشه سامانه مؤدیان ثبت شده و فرآیند تأیید آن توسط کارفرما انجام شده است.
تفاوت شماره قرارداد با شناسه یکتای حافظه مالیاتی چیست؟
شماره قرارداد معمولاً برای شناسایی و بایگانی قرارداد در سیستم داخلی شرکت استفاده می‌شود؛ اما شناسه یکتا، کدی است که در فرآیند ثبت قرارداد در سامانه مؤدیان ایجاد می‌شود و برای ارتباط دادن صورتحساب به همان قرارداد کاربرد دارد.
برای مثال، ممکن است شماره قرارداد شما در شرکت «PC-1405-025» باشد؛ اما شناسه یکتای آن در سامانه مؤدیان یک کد جداگانه باشد. در صورتحساب باید شناسه یکتای ثبت‌شده در سامانه را وارد کنید.
مرحله پنجم: ثبت اطلاعات کالا یا خدمت
پس از تکمیل اطلاعات خریدار و قرارداد، نوبت به ثبت خدمات پیمانکاری می‌رسد.
برای این کار، روی ستون «کالا/خدمت» دوبار کلیک کنید تا فهرست شناسه‌های کالا و خدماتی که قبلاً در بخش تعریف کالا ثبت کرده‌اید، نمایش داده شود.
خدمت موردنظر را از فهرست انتخاب کنید و اطلاعات زیر را تکمیل کنید:
- شرح خدمت: درج توضیحات مربوط به خدمت ارائه‌شده الزامی است. بهتر است شرح، دقیق و متناسب با موضوع قرارداد یا صورت‌وضعیت باشد.
- تعداد یا مقدار: میزان خدمت ارائه‌شده را وارد کنید.
- واحد اندازه‌گیری: با دوبار کلیک روی ستون واحد، واحد متناسب با خدمت را انتخاب کنید.
- مبلغ واحد: مبلغ هر واحد از خدمت را وارد کنید و کلید Enter را فشار دهید تا محاسبات و مبالغ سایر فیلدها به‌روزرسانی شوند.
اگر صورتحساب شامل چند نوع خدمت باشد، می‌توانید ردیف‌های بیشتری اضافه کنید یا ردیف‌های اضافی را حذف کنید.
مرحله ششم: ذخیره صورتحساب
پس از تکمیل تمام اطلاعات، روی گزینه ذخیره در قسمت بالای سمت چپ فرم کلیک کنید.
صورتحساب ذخیره‌شده در منوی «فهرست صورتحساب‌ها» قابل مشاهده است و در ابتدا با وضعیت «ارسال نشده» نمایش داده می‌شود.
توجه: با ذخیره صورتحساب، فاکتور شما هنوز به سامانه مؤدیان ارسال نشده است. برای ارسال آن، باید روی گزینه «ارسال به کارپوشه مؤدیان» کلیک کنید. پس از ارسال نیز می‌توانید وضعیت صورتحساب و نتیجه آن را بررسی کنید.
نکات مهم در صدور صورتحساب پیمانکاری
برای کاهش خطاهای ثبت و ارسال، موارد زیر را پیش از نهایی کردن صورتحساب بررسی کنید:
۱. شناسه یکتای قرارداد را با شماره قرارداد اشتباه نگیرید.
درج شماره داخلی قرارداد به‌جای شناسه یکتای ثبت‌شده در سامانه، یکی از مواردی است که می‌تواند باعث عدم پذیرش صورتحساب شود.
۲. مشخصات کارفرما باید با قرارداد مطابقت داشته باشد.
شناسه ملی یا اطلاعات اقتصادی خریدار را با اطلاعات قرارداد تطبیق دهید. تغییر نام یا مشخصات طرف قرارداد نیز باید مطابق فرآیندهای قانونی در سامانه بررسی شود.
۳. شرح خدمات را متناسب با موضوع قرارداد وارد کنید.
برای مثال، اگر موضوع قرارداد اجرای تأسیسات برقی است، شرح صورتحساب نیز باید خدمات مرتبط با همین فعالیت را نشان دهد؛ نه عباراتی کلی مانند «انجام خدمات» یا «هزینه پروژه».
۴. مبلغ صورتحساب را با صورت‌وضعیت تأییدشده تطبیق دهید.
در قراردادهایی که پرداخت بر اساس پیشرفت پروژه انجام می‌شود، مبلغ صورتحساب باید با صورت‌وضعیت و خدماتی که مبنای صدور فاکتور قرار گرفته‌اند، هماهنگ باشد.
۵. مهلت ارسال صورتحساب را بررسی کنید.
بر اساس اطلاعیه سازمان امور مالیاتی، از تاریخ ۱۵ آبان ۱۴۰۳ حداکثر فاصله زمانی بین تاریخ صدور صورتحساب الکترونیکی و تاریخ ارسال و ثبت آن در سامانه مؤدیان، ۱۲ روز تعیین شده است. بنابراین، مؤدیان باید صورتحساب‌های خود را حداکثر در این بازه زمانی ارسال و ثبت کنند.
پرسش‌های متداول درباره الگوی قرارداد پیمانکاری در سامانه مؤدیان
آیا برای صدور صورتحساب پیمانکاری باید از صورتحساب نوع اول استفاده کنیم؟
بله. الگوی قرارداد پیمانکاری در قالب صورتحساب الکترونیکی نوع اول قابل استفاده است و امکان صدور آن با نوع دوم وجود ندارد.
آیا می‌توان بدون ثبت قرارداد در سامانه مؤدیان صورتحساب پیمانکاری صادر کرد؟
برای استفاده از این الگو، باید اطلاعات قرارداد در سامانه مؤدیان ثبت شده و شناسه یکتای آن دریافت شده باشد؛ زیرا درج شناسه یکتا در صورتحساب الزامی است.
شناسه یکتای ثبت قرارداد فروشنده را از کجا دریافت کنیم؟
این شناسه پس از ثبت قرارداد در بخش قراردادهای کارپوشه سامانه مؤدیان ایجاد می‌شود. برای صدور صورتحساب باید شناسه مربوط به همان قرارداد را از اطلاعات ثبت‌شده در کارپوشه دریافت کنید.
آیا شماره قرارداد با شناسه یکتای قرارداد یکسان است؟
خیر. شماره قرارداد ممکن است در سیستم داخلی شرکت ثبت شده باشد؛ اما شناسه یکتا، شناسه‌ای است که در سامانه مؤدیان برای ارتباط دادن صورتحساب با قرارداد استفاده می‌شود.
آیا می‌توان مبلغ قرارداد را در چند صورتحساب ثبت کرد؟
در قراردادهایی که خدمات در چند مرحله ارائه می‌شوند، صورتحساب‌ها می‌توانند بر اساس صورت‌وضعیت‌های مربوط و ضوابط صدور صورتحساب صادر شوند. مبلغ هر صورتحساب باید با خدمات و صورت‌وضعیت مبنای آن مطابقت داشته باشد.
آیا ذخیره صورتحساب در TaxPanel به معنای ثبت آن در سامانه مؤدیان است؟
خیر. ذخیره کردن فقط اطلاعات صورتحساب را در سامانه TaxPanel نگهداری می‌کند. برای ثبت نهایی، باید فرآیند ارسال انجام شود و نتیجه پذیرش یا خطای سامانه مؤدیان بررسی شود.
جمع‌بندی
الگوی قرارداد پیمانکاری در سامانه مؤدیان برای ثبت صورتحساب خدماتی استفاده می‌شود که بر اساس قرارداد پیمانکاری ارائه شده‌اند. مهم‌ترین تفاوت این الگو با صورتحساب‌های معمولی، ضرورت ارتباط دادن فاکتور به قرارداد ثبت‌شده از طریق شناسه یکتای قرارداد است.
برای صدور صحیح صورتحساب، ابتدا باید قرارداد در کارپوشه ثبت شود، اطلاعات کارفرما و شناسه یکتای قرارداد بررسی شوند و سپس مشخصات خدمات، مبالغ و روش پرداخت در صورتحساب درج شوند.
با استفاده از سامانه TaxPanel می‌توانید اطلاعات صورتحساب پیمانکاری را در یک فرم ثبت و ذخیره کنید؛ با این حال، بررسی وضعیت ارسال و نتیجه دریافتی از سامانه مؤدیان نیز بخش مهمی از فرآیند صدور فاکتور است.