راهنمای کامل انواع و الگوهای صورتحساب الکترونیکی در سامانه مؤدیان

صورتحساب الکترونیکی در سامانه مؤدیان فقط به ثبت مبلغ فروش و مشخصات معامله محدود نمی‌شود. مؤدیان باید متناسب با ماهیت معامله، نوع صورتحساب و الگوی مجاز آن را انتخاب کنند. هرکدام از این الگوها ساختار اطلاعاتی مشخصی دارند و برای ثبت گروه خاصی از کسب‌وکارها و معاملات در نظر گرفته شده‌اند.

در این راهنما، انواع صورتحساب الکترونیکی، فهرست الگوها، کاربرد هرکدام، تفاوت نوع و الگو و موضوع صورتحساب و نحوه انتخاب قالب مناسب را بررسی می‌کنیم تا هنگام صدور و ارسال صورتحساب در سامانه مؤدیان با ابهام کمتری مواجه شوید.

صورتحساب الکترونیکی چیست؟

صورتحساب الکترونیکی سندی است که اطلاعات مربوط به یک معامله، از جمله مشخصات فروشنده، اطلاعات خریدار در موارد لازم، کالا یا خدمت فروخته‌شده و مبالغ مربوط به آن را مطابق ساختار تعیین‌شده سازمان امور مالیاتی ثبت می‌کند. این صورتحساب دارای شماره منحصر‌به‌فرد مالیاتی است و اطلاعات آن از طریق حافظه مالیاتی به سامانه مؤدیان ارسال می‌شود.

برخلاف فاکتورهای معمولی که ممکن است صرفاً در سیستم حسابداری فروشنده ثبت شوند، صورتحساب الکترونیکی باید ساختار اطلاعاتی مورد تأیید سازمان امور مالیاتی را داشته باشد. به همین دلیل، انتخاب نوع و الگوی صحیح و تکمیل فیلدهای موردنیاز در زمان صدور اهمیت زیادی دارد.

تفاوت نوع، الگو و موضوع صورتحساب الکترونیکی چیست؟

یکی از موضوعاتی که هنگام کار با سامانه مؤدیان باعث سردرگمی حسابداران می‌شود، تفاوت نوع صورتحساب با الگو و موضوع آن است. این سه مفهوم با یکدیگر ارتباط دارند، اما کاربرد یکسانی ندارند.

نوع صورتحساب: مشخص می‌کند سند در کدام گروه از صورتحساب‌های نوع اول، دوم یا سوم قرار می‌گیرد.

الگوی صورتحساب: ساختار اختصاصی اطلاعات موردنیاز برای هر کسب‌وکار را تعیین می‌کند.

موضوع صورتحساب: وضعیت سند را نسبت به معامله و صورتحساب مرجع مشخص می‌کند؛ مانند اصلی، اصلاحی، ابطالی یا برگشت از فروش.

در ساختار فنی صورتحساب الکترونیکی نیز این مفاهیم با شناسه‌های مشخصی شناخته می‌شوند:

برای مثال، اگر شرکتی کالایی را به شرکت دیگری بفروشد، در صورت انطباق با شرایط مربوط، صورتحساب می‌تواند نوع اول، الگوی فروش و موضوع اصلی داشته باشد. اگر بعداً نیاز به اصلاح اطلاعات آن وجود داشته باشد، موضوع صورتحساب بر اساس شرایط قانونی تغییر می‌کند؛ اما الزاماً نوع و الگوی معامله تغییر نخواهند کرد.

انواع صورتحساب الکترونیکی کدام‌اند؟

صورتحساب‌های الکترونیکی در سامانه مؤدیان به سه نوع اصلی تقسیم می‌شوند:

صورتحساب الکترونیکی نوع اول: شامل اطلاعات هویتی خریدار و فروشنده و جزئیات معامله است. درج اطلاعات خریدار در این نوع صورتحساب الزامی بوده و اطلاعاتی مانند مشخصات کالا یا خدمت، مبلغ، تعداد و مالیات نیز در آن ثبت می‌شود.

صورتحساب الکترونیکی نوع دوم: اطلاعات فروشنده و کالا یا خدمت را شامل می‌شود و درج اطلاعات خریدار در آن الزامی نیست. از این نوع صورتحساب، اعتبار مالیاتی برای خریدار قابل احتساب نیست.

صورتحساب الکترونیکی نوع سوم: رسید پرداخت وجه صادرشده از دستگاه کارتخوان بانکی یا درگاه پرداخت الکترونیکی است که مطابق ضوابط سازمان امور مالیاتی به‌عنوان پایانه فروشگاهی فروشنده پذیرفته شده باشد.

تفاوت این سه نوع صورتحساب در اطلاعات ثبت‌شده، نحوه صدور و آثار مالیاتی آن‌هاست.

برای آشنایی بیشتر با ویژگی‌ها، کاربردها و تفاوت‌های هر نوع، مقاله انواع صورتحساب الکترونیکی در سامانه مؤدیان؛ تفاوت نوع اول، دوم و سوم را مطالعه کنید.

الگوهای صورتحساب الکترونیکی چیست؟

الگوهای صورتحساب الکترونیکی، ساختارهای مشخصی هستند که برای ثبت اطلاعات اختصاصی معاملات مختلف در سامانه مؤدیان در نظر گرفته شده‌اند.

هر الگو با توجه به ماهیت فعالیت اقتصادی و نوع معامله، فیلدها و اطلاعات موردنیاز خود را دارد. به همین دلیل، انتخاب الگوی مناسب باید بر اساس ماهیت واقعی معامله و الزامات تعیین‌شده از سوی سازمان امور مالیاتی انجام شود.

فهرست الگوهای صورتحساب الکترونیکی و کاربرد هرکدام

برای ثبت معاملات مختلف در سامانه مؤدیان، الگوهای متعددی در نظر گرفته شده است. هرکدام از این الگوها برای گروه مشخصی از فعالیت‌ها و معاملات کاربرد دارند.

جدول زیر فهرست الگوهای مورد بررسی و کاربرد هرکدام را نشان می‌دهد:

توجه: شماره‌گذاری الگوها پیوسته نیست. برای مثال، در فهرست فوق الگوهای ۱۰ و ۱۲ وجود ندارند. بنابراین نباید شماره الگوها را به‌صورت متوالی و بدون توجه به فهرست مجاز دستورالعمل انتخاب کرد.

۱. الگوی اول؛ فروش کالا و خدمات

الگوی اول، الگوی عمومی است و برای ثبت بخش قابل‌توجهی از معاملات روزمره کسب‌وکارها استفاده می‌شود.

فروشگاه‌ها، شرکت‌های بازرگانی، تولیدکنندگان و ارائه‌دهندگان خدمات، در صورت انطباق معامله با شرایط این الگو، می‌توانند از آن استفاده کنند.

این الگو برای صورتحساب نوع اول و نوع دوم کاربرد دارد؛ بنابراین انتخاب نوع صورتحساب به شرایط معامله و لزوم درج اطلاعات خریدار بستگی دارد.

مثال: فروش تجهیزات اداری به یک شرکت یا فروش کالا به مصرف‌کننده نهایی، در صورت انطباق با ضوابط مربوط، می‌تواند در قالب الگوی فروش ثبت شود.

۲. الگوی دوم؛ فروش ارز

الگوی دوم برای ثبت معاملات فروش ارز در صرافی‌ها طراحی شده است. به دلیل تفاوت ماهیت معاملات ارزی با فروش معمول کالا و خدمات، اطلاعات موردنیاز در این الگو ساختار اختصاصی دارد.

صرافی‌ها باید اطلاعات معامله را مطابق اقلام و الزامات تعیین‌شده برای این الگو ثبت کنند.

۳. الگوی سوم؛ طلا، جواهر و پلاتین

الگوی سوم برای ثبت معاملات طلا، جواهر و پلاتین در نظر گرفته شده است. در این معاملات، تفکیک اجزای مختلف ارزش معامله اهمیت دارد؛ زیرا ارزش اصل طلا و فلزات گران‌بها، اجرت ساخت، سود و حق‌العمل می‌توانند از نظر محاسبات مالیاتی وضعیت متفاوتی داشته باشند.

به همین دلیل، استفاده از الگوی عمومی فروش برای ثبت این معاملات بدون توجه به الزامات اختصاصی آن، می‌تواند باعث ثبت نادرست اطلاعات شود.

این الگو برای صورتحساب‌های نوع اول و دوم قابل استفاده است.

۴. الگوی چهارم؛ قرارداد پیمانکاری

الگوی چهارم برای ثبت صورتحساب‌های مرتبط با قراردادهای پیمانکاری طراحی شده است.

در قراردادهای پیمانکاری، مبلغ معامله ممکن است به شرایط قرارداد، مراحل انجام کار، صورت‌وضعیت‌ها و سایر تعهدات وابسته باشد. به همین دلیل، ساختار این الگو با فروش عادی کالا و خدمات تفاوت دارد.

مثال: یک شرکت پیمانکاری که اجرای پروژه ساختمانی یا تأسیساتی را بر عهده دارد، برای ثبت صورتحساب مربوط به فعالیت خود باید الزامات الگوی پیمانکاری را بررسی کند.

۵. الگوی پنجم؛ قبوض خدماتی

الگوی پنجم برای ثبت صورتحساب‌های مرتبط با قبوض خدماتی در نظر گرفته شده است. اطلاعات این نوع صورتحساب با توجه به ماهیت خدمات و ساختار اختصاصی آن ثبت می‌شود.

قبوض خدماتی را نباید با صورتحساب عمومی فروش کالا و خدمات یکسان در نظر گرفت؛ زیرا اقلام اطلاعاتی و ضوابط ثبت آن‌ها متفاوت است.

۶. الگوی ششم؛ بلیت هواپیما

الگوی ششم برای ثبت اطلاعات مربوط به فروش بلیت هواپیما استفاده می‌شود.

در این الگو، اطلاعات اختصاصی مرتبط با بلیت و معامله مربوط به آن اهمیت دارد و ساختار صورتحساب با فروش عادی کالا و خدمات متفاوت است.

۷. الگوی هفتم؛ صادرات

الگوی هفتم برای ثبت معاملات صادراتی در سامانه مؤدیان در نظر گرفته شده است.

در معاملات صادراتی، اطلاعات مربوط به خریدار خارجی، مشخصات کالا یا خدمت و سایر اقلام اختصاصی معامله اهمیت دارد. به همین دلیل، ثبت این معاملات باید مطابق ساختار الگوی صادرات انجام شود.

۸. الگوی هشتم؛ بارنامه

الگوی هشتم برای ثبت اطلاعات مربوط به بارنامه در سامانه مؤدیان استفاده می‌شود.

در این الگو، اطلاعات مرتبط با حمل کالا و مشخصات بارنامه اهمیت دارد و ثبت آن باید با توجه به الزامات اختصاصی این حوزه انجام شود.

۹. الگوی نهم؛ فروش فرآورده‌های نفتی

الگوی نهم به فروش فرآورده‌های نفتی در حوزه پالایش و پخش اختصاص دارد.

به دلیل ماهیت خاص معاملات این حوزه و الزامات مربوط به زنجیره تولید و توزیع فرآورده‌های نفتی، اطلاعات این صورتحساب با الگوی عمومی فروش متفاوت است.

۱۰. الگوی یازدهم؛ بورس اوراق بهادار مبتنی بر کالا

الگوی یازدهم برای ثبت معاملات مشمول در حوزه بورس اوراق بهادار مبتنی بر کالا در نظر گرفته شده است.

این الگو برای ثبت معاملات عمومی فروشگاه‌ها و شرکت‌های عادی کاربرد ندارد و استفاده از آن به انطباق معامله با شرایط تعیین‌شده برای این حوزه بستگی دارد.

۱۱. الگوی سیزدهم؛ فروش خدمات بیمه‌ای

الگوی سیزدهم برای ثبت صورتحساب‌های مرتبط با فروش خدمات بیمه‌ای طراحی شده است.

در این معاملات، اطلاعات مربوط به بیمه‌نامه، حق بیمه، اجزای مرتبط با خدمات بیمه‌ای و سایر اقلام اختصاصی اهمیت دارد. به همین دلیل، استفاده از الگوی اختصاصی بیمه به‌جای الگوی عمومی فروش ضروری است.

این الگو برای صورتحساب‌های نوع اول و دوم پیش‌بینی شده است.

۱۲. الگوی چهاردهم؛ فروش زنجیره

الگوی چهاردهم با عنوان فروش زنجیره برای ثبت برخی معاملات زنجیره‌ای مرتبط با نفت، برق و آب در نظر گرفته شده است.

این الگو بر اساس تبصره ۵ ماده ۱۷ قانون مالیات بر ارزش افزوده طراحی شده و هدف آن ثبت اطلاعات معاملات در زنجیره تولید و توزیع مشمول این مقررات است.

استفاده از این الگو برای تمام کسب‌وکارها مجاز یا ضروری نیست. اطلاعات اشخاص حاضر در زنجیره و فهرست کالاها و خدمات مرتبط باید از سوی مراجع ذی‌ربط، از جمله وزارت نیرو یا وزارت نفت، به سازمان امور مالیاتی اعلام شده باشد.

کدام الگوها برای صورتحساب نوع اول و دوم قابل استفاده هستند؟

همه الگوها برای هر سه نوع صورتحساب قابل استفاده نیستند. هر الگو با توجه به ماهیت معامله و الزامات اطلاعاتی آن، به یک یا چند نوع صورتحساب اختصاص دارد.

جدول زیر تطبیق الگوهای مطرح‌شده با انواع صورتحساب را نشان می‌دهد:

موضوع صورتحساب الکترونیکی چیست؟

علاوه بر نوع و الگوی صورتحساب، مفهوم دیگری به نام «موضوع صورتحساب» وجود دارد که وضعیت سند را نسبت به معامله و صورتحساب مرجع مشخص می‌کند.

موضوع صورتحساب با الگوی آن تفاوت دارد. برای مثال، یک معامله فروش عادی می‌تواند با الگوی اول صادر شود؛ اما از نظر موضوع، اصلی، اصلاحی، ابطالی یا برگشت از فروش باشد.

موضوع صورتحساب الکترونیکی در چهار گروه اصلی قرار می‌گیرد:

۱. صورتحساب اصلی: اولین صورتحسابی است که برای ثبت یک معامله صادر و به سامانه مؤدیان ارسال می‌شود.

۲. صورتحساب اصلاحی: برای اصلاح اطلاعات صورتحساب اصلی، در چارچوب ضوابط و شرایط قانونی صادر می‌شود.

۳. صورتحساب ابطالی: برای باطل کردن صورتحساب قبلی در مواردی که شرایط قانونی ابطال وجود دارد، صادر می‌شود.

۴. صورتحساب برگشت از فروش: برای ثبت برگشت بخشی از کالا یا کاهش مقدار معامله، مطابق ضوابط مربوط استفاده می‌شود.

نکته مهم: صورتحساب‌های اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش باید با رعایت شرایط قانونی و ارتباط با صورتحساب مرجع صادر شوند. همچنین امکان استفاده از هر موضوع در تمام الگوهای صورتحساب وجود ندارد.

برای آشنایی با شرایط صدور، تفاوت‌ها و مراحل ارسال این اسناد، مقاله صورتحساب اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش در سامانه مؤدیان؛ تفاوت‌ها و نحوه ارسال را مطالعه کنید.

برخی از اشتباهات رایج عبارت‌اند از:

• انتخاب صورتحساب نوع دوم برای معامله‌ای که نیاز به اعتبار مالیاتی دارد: در این حالت، خریدار نمی‌تواند صرفاً با اتکا به صورتحساب نوع دوم از اعتبار مالیاتی ارزش افزوده استفاده کند. برای بهره‌مندی از اعتبار مالیاتی، باید شرایط صدور صورتحساب نوع اول رعایت شود.
• استفاده از الگوی عمومی فروش برای معاملات اختصاصی: برای مثال، ثبت معامله‌ای که مشمول الگوی طلا و جواهر یا پیمانکاری است با الگوی عمومی فروش، بدون توجه به الزامات اختصاصی، می‌تواند باعث بروز مغایرت شود.
• اشتباه گرفتن موضوع صورتحساب با الگوی آن: اصلاحی یا ابطالی بودن صورتحساب به معنی تغییر الگوی معامله نیست. این دو مفهوم وظایف متفاوتی دارند.
• صدور صورتحساب اصلاحی برای هر نوع اشتباه: برخی اطلاعات، مانند مشخصات هویتی خریدار یا اقلام کالا و خدمت، تابع ضوابط اصلاحی اختصاصی هستند و نیاز به ابطال و صدور مجدد وجود داشته باشد.
• تصور اینکه انتخاب الگوی صحیح به‌تنهایی برای پذیرش صورتحساب کافی است: حتی اگر نوع و الگوی صورتحساب درست انتخاب شده باشد، اشتباه در شناسه کالا یا خدمت، اطلاعات هویتی، مبالغ یا سایر فیلدهای الزامی می‌تواند باعث بروز خطا شود.

سؤالات متداول درباره انواع و الگوهای صورتحساب الکترونیکی

چند نوع صورتحساب الکترونیکی در سامانه مؤدیان وجود دارد؟

صورتحساب‌های الکترونیکی در سه نوع اصلی اول، دوم و سوم دسته‌بندی می‌شوند. نوع اول شامل اطلاعات کامل خریدار و فروشنده، نوع دوم شامل اطلاعات فروشنده و کالا یا خدمت بدون الزام به ثبت اطلاعات خریدار و نوع سوم مربوط به رسید پرداخت کارتخوان یا درگاه الکترونیکی است که مطابق ضوابط سازمان پذیرفته شده باشد.

تفاوت صورتحساب نوع اول و دوم چیست؟

مهم‌ترین تفاوت این دو نوع، ثبت اطلاعات خریدار است. در صورتحساب نوع اول اطلاعات خریدار و فروشنده درج می‌شود و در صورت رعایت شرایط قانونی، امکان استفاده از اعتبار مالیاتی وجود دارد؛ اما در نوع دوم ثبت اطلاعات خریدار الزامی نیست و اعتبار مالیاتی برای خریدار قابل احتساب نخواهد بود.

چند الگوی صورتحساب الکترونیکی وجود دارد؟

الگوهای صورتحساب الکترونیکی شامل شماره‌های ۱ تا ۹، ۱۱، ۱۳ و ۱۴ در فهرست مورد بررسی هستند. هرکدام برای گروه مشخصی از کسب‌وکارها طراحی شده‌اند و شماره‌گذاری آن‌ها پیوسته نیست.

آیا همه الگوهای صورتحساب برای نوع اول و دوم قابل استفاده هستند؟

خیر. برخی الگوها فقط برای نوع اول قابل استفاده‌اند؛ درحالی‌که الگوهایی مانند فروش، طلا و جواهر، فرآورده‌های نفتی و خدمات بیمه‌ای برای نوع اول و دوم پیش‌بینی شده‌اند. انتخاب نهایی باید مطابق فهرست مجاز دستورالعمل انجام شود.

تفاوت صورتحساب اصلاحی و برگشت از فروش چیست؟

صورتحساب اصلاحی برای اصلاح اطلاعات صورتحساب مرجع در محدوده مجاز استفاده می‌شود؛ اما صورتحساب برگشت از فروش برای ثبت برگشت بخشی از کالا یا کاهش معامله در شرایط مقرر کاربرد دارد.

آیا رسید کارتخوان همان صورتحساب الکترونیکی نوع اول است؟

خیر. رسید پرداخت کارتخوان یا درگاه الکترونیکی در گروه صورتحساب نوع سوم قرار می‌گیرد و با صورتحساب نوع اول که اطلاعات کامل معامله و خریدار را ثبت می‌کند، تفاوت دارد. البته رسید کارتخوان تنها در صورت پذیرش پایانه فروشگاهی و رعایت ضوابط مربوط، در حکم صورتحساب الکترونیکی خواهد بود.

جمع‌بندی

شناخت انواع و الگوهای صورتحساب الکترونیکی برای ثبت صحیح معاملات در سامانه مؤدیان ضروری است. انتخاب نوع، الگو و موضوع مناسب، از بروز خطا جلوگیری می‌کند؛ بنابراین باید پیش از ارسال، اطلاعات و ضوابط مربوط بررسی شوند.